Ini Fungsi Lengkap Setiap Bagian-Bagian Email yang Harus Kamu Ketahui

Sumber: Search Engine Journal

Mengirim email sudah menjadi aktivitas sehari-hari yang bagi sebagian orang terkesan sederhana. Tetapi satu hal yang wajib kamu ketahui bahwa susunan email yang tepat dan pemanfaatan bagian-bagian email yang optimal bisa membuat email menjadi lebih dipercaya penerima. Oleh sebab itu, penting sekali untuk memahami fungsi dari setiap bagian email.

Apalagi kalau kamu adalah seorang pekerja yang setiap harinya harus mengirimkan pesan melalui email baik itu Gmail, Outlook atau bahkan Yahoo Messenger. Kalau kamu belum terbiasa pasti akan terasa sulit untuk menghafalnya, tetapi perlahan pasti kamu bisa mengoptimalkan setiap bagian email yang ada.

Mulai dari bagian menu compose, Cc, Bcc, hingga attachment akan dijelaskan secara lengkap fungsinya masing-masing. Buat kamu yang ingin menciptakan kesan professional, pastikan kamu memahami penjelasan bagian-bagian email berikut ini!

Bagian-Bagian dalam Menu Layanan Email
Setiap layanan email memiliki bagiannya masing-masing, tetapi secara keseluruhan bagiannya sama. Dalam artikel ini layanan email yang dipakai adalah Gmail, karena aplikasi ini paling banyak dipakai dan lebih familiar di kalangan umum. Layanan email dimulai dari menu compose hingga trash, setiap bagiannya memiliki fungsi tersendiri. Berikut penjelasan lengkap per bagian-bagian email!

Compose
Ketika membuka Gmail, bagian pertama yang muncul adalah compose, atau bisa juga muncul menu “New” atau “Buat Pesan Baru”. Bagian email compose ini memiliki fungsi untuk membuat dan menulis email baru. Semua pengiriman email akan bermula dari bagian compose ini.

Inbox
Bagian selanjutnya adalah inbox, menu ini bagaikan sebuah folder tempat semua email masuk. Berbagai pesan yang dikirimkan ke alamat email kamu akan masuk ke bagian Inbox ini. Apabila pesan belum dibaca, tampilan pesan terlihat lebih tebal dibanding pesan yang sudah kamu baca sebelumnya.

Sumber: NY Times

Starred
Bagian utama email selanjutnya adalah starred, bagian ini merupakan folder yang menampilkan email yang telah kamu beri tanda atau bintang. Pesan yang diberi bintang umumnya adalah pesan yang isinya penting. Tanda yang diberikan bisa memudahkan kamu menemukan pesan itu lagi tanpa harus scrolling jauh.

Sent
Fungsi bagian email sent adalah sebagai folder yang berisi semua email yang sudah kamu kirim ke orang lain. Kalau ingin memeriksa apakah pesan yang dikirimkan sudah masuk ke penerima atau belum, kamu bisa melihatnya dari bagian email sent ini.

Drafts
Bagian email selanjutnya adalah drafts, bagian ini merupakan sebuah folder berisi email yang sudah kamu tulis tetapi belum selesai atau belum sempat dikirim ke penerima. Pesan yang dikirimkan masih dalam rupa draf yang belum fix, baik itu ada revisi atau masih menunggu attachment tambahan.

Scheduled
Fungsi bagian email scheduled adalah untuk mengumpulkan email-email yang sudah kamu atur agar email bisa terkirim secara otomatis di waktu yang telah kamu tentukan. Bagian ini sangat membantu pengguna agar tidak lupa untuk mengirimkan pesan di jam tertentu.

Trash
Menu layanan email selanjutnya adalah trash, bagian ini menyimpan menyimpan email yang sudah kamu hapus tetap masih tersimpan sementara, belum permanen. Pesan yang sudah masuk trash bisa kamu aktifkan ulang. Email yang berada di trash selama lebih dari 30 hari akan otomatis terhapus.

Spam
Bagian email spam berperan untuk menyimpan email-email yang terdeteksi sebagai sampah. Pesan yang terdeteksi sebagai spam karena dinilai mengandung unsur yang mengganggu, berulang, atau bahkan membahayakan penerima pesan. Tetapi kadang ada email penting yang tetap masuk spam, maka kamu harus cek spam secara berkala pula.

Bagian-Bagian Pengiriman Email
Selain layanan utama email, ada juga bagian-bagian email yang khusus pada pengirimannya. Bagian email ini bisa kamu temukan setelah kamu klik pilihan “Compose”, akan muncul menu baru khusus untuk kamu menulis dan edit pesan email yang mau dikirim ke penerima. Berikut penjelasan lengkap per bagian-bagian emailnya!

Recipients (To, Cc, Bcc)
Bagian utama email yang pertama adalah recipients, di menu ini kamu harus memasukkan alamat email yang ingin dituju. Pastikan kamu sudah menyimpan alamat email-nya sebelum mulai mengirimkan email. Di bagian ini ada 3 tambahan menu yaitu “To” “Cc” dan “Bcc”, setiap menu punya fungsi masing-masing, dengan rincian sebagai berikut:

To: Merupakan kolom yang harus kamu isi dengan alamat email penerima utama. Umumnya diisi dengan orang yang memang ingin kamu tuju langsung, yang kamu harapkan bisa langsung membaca email.
Cc (Carbon Copy): Menu ini digunakan untuk menyalin email ke pihak lain sebagai informan tambahan. Penerima di kolom Cc akan terlihat oleh semua orang yang mendapat email. Ibaratnya penerima ini bukan yang ingin langsung dituju tetapi tetap harus melihatnya.
Bcc (Blind Carbon Copy): Fungsi bagian email Bcc ini sama dengan Cc, tetapi alamat email penerima tidak terlihat oleh penerima lainnya. Berguna untuk menjaga privasi alamat email saat mengirim pesan massal.

Subject
Fungsi bagian email “Subject” untuk menggambarkan inti pesan yang ingin disampaikan. Subject harus singkat, jelas, dan relevan agar penerima bisa langsung memahami tujuan email sebelum membukanya. Subject yang baik akan meningkatkan peluang email dibaca.

Body Email
Bagian selanjutnya adalah body, di bagian ini harus kamu isi dengan pesan utama yang ingin disampaikan. Pesan ditulis lengkap dengan salam pembuka, isi pesan inti, dan penutup. Gunakan bahasa yang sopan, singkat, dan mudah dipahami. Struktur body emial yang baik akan memudahkan penerima menangkap pesan yang ingin disampaikan.

Edit
Sebelum mengirimkan email, kamu bisa memanfaatkan bagian edit untuk memastikan isi email sudah baik atau belum. Bagian ini memiliki beberapa tombol dan fitur. Kamu bisa mengatur jenis, ukuran, dan warna font serta format penyelarasan tulisan lainnya seperti Bold atau Italic.

Sumber: ESIC

Attach File
Fungsi bagian email “Attach File” ini dimanfaatkan untuk melampirkan file tambahan, seperti dokumen, gambar, PDF, atau presentasi. Bagian email ini memudahkan pengirim mengirim data pendukung tanpa perlu menyalin isi file langsung ke body email.

Insert
Apabila kamu ingin mengirimkan pesan pendukung selain file, kamu bisa memanfaatkan bagian email “Insert” ini. Pengirim bisa melakukan insert link, insert emoji, insert drive link, insert foto, hingga insert signature atau tanda tangan.

Send
Bagian email terakhir ini adalah bagian yang paling penting, yaitu tombol “Send’. Tanpa menekan tombol ini semua isi pesan yang sudah kamu tuliskan tidak akan terkirim. Pastikan semua detail sudah terisi dengan tepat, terutama alamat emailnya. Jika semua sudah sesuai klik tombol send untuk mengirim pesan.

Nah, itu dia penjelasan lengkap tentang bagian-bagian email yang harus kamu ketahui. Dengan memahami setiap bagiannya, email yang dikirimkan bisa terlihat lebih profesional dan penerima bisa merespon dengan cepat. Agar pekerjaan kamu semakin lancar, pastikan kamu menggunakan laptop terbaik, salah satunya Apple MacBook Air M2.

Laptop ini punya performa kelas tinggi berkat chip M2 generasi terbaru dari Apple. Keunggulan laptop ini adalah bentuknya yang tipis dan ringan, mudah dibawa kemanapun kamu pergi. Kekuatan baterainya juga awet hingga 18 jam, benar-benar bisa kamu andalkan untuk berbagai kepentingan!

Untuk bisa mendapatkan laptop ini tentunya kamu bisa membeli di Eraspace. Dapatkan potongan harga spesial setiap pembelian MacBook Air ini. Tidak ketinggalan, setiap belanja di Eraspace kamu akan mendapatkan penawaran gratis ongkos kirim, jaminan barang original dan bonus poin MyEraspace yang bisa ditukarkan ke berbagai reward menguntungkan!