Email spam memang menjadi salah satu masalah yang paling sering dialami pengguna internet. Bukan hanya mengganggu, email spam juga berpotensi membawa risiko keamanan, seperti pencurian data hingga penyebaran malware. Menariknya, email yang masuk ke folder spam tidak selalu berasal dari scammer atau penjahat. Dalam beberapa kasus, email yang sebenarnya sah juga bisa dianggap sebagai spam karena berbagai faktor teknis maupun isi pesannya. 

Oleh karena itu, kamu perlu memahami penyebab email spam karena terkadang beberapa email penting suka masuk ke folder spam tanpa disengaja. Nah, berikut ini adalah sejumlah penyebab email spam yang perlu kamu ketahui beserta cara mengatasinya. Yuk, simak ulasan selengkapnya di bawah ini!

Reputasi Domain atau Alamat IP Pengirim yang Buruk

Salah satu penyebab email masuk ke folder spam secara tanpa sengaja adalah reputasi domain atau alamat IP pengirim itu sendiri yang dinilai buruk. Setiap kali kamu mengirim email, penyedia layanan seperti Gmail atau Outlook akan menilai riwayat pengiriman dari domain maupun IP yang digunakan. 

Jika domain tersebut pernah mengirim email spam, memiliki tingkat keluhan yang tinggi, atau sering mengirim ke alamat email yang tidak valid, reputasinya akan menurun. Akibatnya, email yang sebenarnya sah pun bisa ikut diarahkan ke folder spam.

Selain itu, reputasi yang buruk juga bisa terjadi ketika kamu menggunakan domain atau IP baru tanpa proses warming up yang tepat. Penyedia layanan email biasanya belum memiliki riwayat yang cukup untuk mempercayai pengirim baru sehingga email cenderung difilter lebih ketat.

Sumber: Wix Support

Email Tidak Diotentikasi

Salah satu alasan email sah bisa masuk ke folder spam adalah karena proses otentikasinya belum dikonfigurasi dengan benar. Dalam dunia email, terdapat tiga standar keamanan utama yang perlu diterapkan, yaitu SPF atay Sender Policy Framework, DKIM atau DomainKeys Identified Mail, dan DMARC atau Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance. 

Ketiga konfigurasi tersebut berfungsi untuk membuktikan bahwa email benar-benar dikirim dari domain yang sah, bukan hasil pemalsuan. Jika salah satu konfigurasi ini tidak ada atau mengalami kesalahan, penyedia layanan email seperti Gmail atau Outlook dapat menganggap email tersebut berisiko sehingga mengarahkannya ke folder spam.

Baca juga: 9 Cara Cegah Email Phishing Agar Terhindar dari Penipuan

Menggunakan Kata-Kata yang Memicu Filter Spam

Penyebab email masuk folder spam yang perlu kamu ketahui selanjutnya adalah penggunaan kata-kata yang memicu filter spam. Penggunaan kata-kata tertentu juga dapat meningkatkan kemungkinan sebuah email dianggap sebagai spam. Biasanya, filter email akan memberi perhatian lebih pada pesan yang mengandung frasa bernada promosi berlebihan, urgensi palsu, atau janji yang terdengar tidak realistis. 

Misalnya, kamu mungkin menggunakan beberapa kata yang difilter dalam email secara berlebihan, seperti kata "gratis", "100% dijamin", "klik sekarang", "penawaran terbatas", atau penggunaan huruf kapital dan tanda seru secara berlebihan. Buat kamu pengirim email, sebaiknya gunakan bahasa yang natural, informatif, dan tidak terkesan memaksa ketika menyusun email. 

Terlalu Banyak Gambar atau Link dalam Email

Menggunakan terlalu banyak gambar atau tautan di dalam email juga dapat meningkatkan risiko pesan masuk ke folder spam. Apalagi filter email terkini juga turut menilai keseimbangan antara teks, visual, serta kualitas tujuan tautan tersebut. Email yang didominasi gambar dengan sedikit teks sering dianggap mencurigakan karena pola seperti ini kerap digunakan oleh pelaku spam untuk menyembunyikan isi pesan dari sistem penyaringan. 

Begitu pula jika email berisi terlalu banyak tautan yang mengarah ke berbagai domain berbeda atau menggunakan URL yang tidak terpercaya. Agar peluang email masuk ke inbox lebih besar, kamu bisa menyusun konten yang seimbang antara teks dan gambar serta hanya menyertakan tautan yang benar-benar relevan. Gunakan link yang mengarah ke domain resmi dan terpercaya, hindari URL yang dipersingkat secara berlebihan, dan pastikan semua tautan berfungsi dengan baik. 

Subjek Email Terlalu Sensasional atau Menyesatkan

Subjek email menjadi bagian pertama yang diperiksa oleh sistem penyaring spam sebelum penerima membuka isi pesannya. Jika subjek dibuat terlalu sensasional, berlebihan, atau bahkan tidak sesuai dengan isi email, filter spam bisa menganggap pesan tersebut mencurigakan. Misalnya, pesan email tersebut menggunakan kalimat "Selamat! Kamu Menang Hadiah!", "Buruan Klik Sekarang!!!", atau "100% Gratis Tanpa Syarat". 

Penerima Sering Mengabaikan atau Menandai Email sebagai Spam

Salah satu penyebab email masuk folder spam berikutnya yang perlu diketahui adalah karena penerima yang sering mengabaikan atau bahkan menandainya sebagai spam. Penyedia layanan email seperti Gmail dan Outlook memperhatikan berbagai sinyal keterlibatan pengguna, misalnya apakah email dibuka, dibaca, dibalas, atau justru dilaporkan sebagai spam.

Ketika banyak penerima menekan tombol "Report Spam", sistem akan menganggap email dari pengirim tersebut tidak diinginkan. Akibatnya, peluang email berikutnya masuk ke folder spam menjadi semakin besar bahkan untuk penerima lainnya. 

Sumber: YourStory

Volume Pengiriman Email Naik Secara Mendadak

Penyebab berikutnya yang membuat email sah masuk ke dalam folder spam adalah lonjakan volume pengiriman email dalam waktu yang singkat. Penyedia layanan email seperti Gmail, Outlook, dan Yahoo selalu memantau pola pengiriman setiap domain atau alamat IP. Jika biasanya kamu hanya mengirim ratusan email per hari, lalu tiba-tiba mengirim puluhan ribu email sekaligus, aktivitas tersebut dapat dianggap tidak wajar. 

Hal itu dapat membuat sebagian pesan email berisiko ditunda pengirimannya, masuk ke folder spam, atau bahkan ditolak oleh server penerima. Untuk menghindari masalah tersebut, sebaiknya tingkatkan volume pengiriman secara bertahap, terutama jika menggunakan domain atau alamat IP baru. Proses ini dikenal sebagai email warm-up, yaitu membangun kepercayaan penyedia layanan email dengan pola pengiriman yang konsisten. 

Tidak Menyediakan Tombol Unsubscribe (untuk Email Marketing)

Salah satu kesalahan yang sering dilakukan dalam email marketing adalah tidak menyediakan tombol unsubscribe. Ketika penerima tidak menemukan cara yang mudah untuk berhenti berlangganan, mereka cenderung memilih tombol "Report Spam" sebagai jalan pintasnya. Semakin banyak laporan spam yang diterima, semakin buruk reputasi domain dan alamat IP pengirim di mata penyedia layanan email seperti Gmail dan Yahoo. 

Akibatnya, email-email berikutnya berisiko lebih sering masuk ke folder spam, meskipun isinya sah dan relevan. Selain itu, penyedia layanan email kini juga mengharapkan pengirim email massal menyediakan mekanisme one-click unsubscribe melalui header khusus agar pengguna dapat berhenti berlangganan dengan mudah. 

Nah, itu dia sejumlah penyebab kenapa email sah atau penting justru masuk ke folder spam. Untuk meningkatkan perlindungan keamanan, sebaiknya kamu menggunakan smartphone yang sudah dibekali sistem keamanan yang kuat dan terpercaya.

Salah satu opsi yang bisa kamu pertimbangkan adalah Samsung Galaxy A36 5G yang hadir dengan Samsung Knox Vault bersertifikasi EAL5+ sehingga memberikan perlindungan data di level yang lebih aman dan canggih. Selain itu, perangkat ini juga ditenagai chipset Snapdragon 6 Gen 3 yang mampu memberikan performa cepat dan responsif tanpa hambatan.

Kamu juga tidak perlu bingung mencari tempat pembeliannya, karena Samsung Galaxy A36 5G bisa kamu dapatkan dengan mudah melalui erafone. Tersedia berbagai promo menarik seperti potongan harga spesial serta gratis ongkir untuk pembelian lewat website maupun aplikasi erafone. Jangan lupa juga untuk mendaftar sebagai member MyEraspace agar kamu bisa menikmati berbagai keuntungan tambahan yang sayang untuk dilewatkan.

Baca juga: Hati-Hati Penipuan, Ini Ciri Email Phishing yang Wajib Diwaspadai!